A. Dasar Komunikasi
dan Komunikasi Bisnis
1. Pengertian
dan Cakupan Komunikasi
Komunikasi
adalah "suatu proses
di mana seseorang atau beberapa orang, kelompok,
organisasi, dan masyarakat
menciptakan, dan menggunakan informasi
agar terhubung dengan lingkungan
dan orang lain". Pada
umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan
atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa
verbal
yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan
menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum,
menggelengkan kepala, mengangkat bahu.
Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.
Komponen komunikasi adalah hal-hal
yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell
komponen-komponen komunikasi adalah:
·
Pengirim atau komunikator (sender)
adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
·
Pesan (message) adalah isi
atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
·
Saluran (channel) adalah
media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi
antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran
nada/suara.
·
Penerima atau komunikate (receiver)
adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
·
Umpan balik (feedback) adalah
tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
Kelima komponen penting yang harus
diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk komunikasi
bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga penting
untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan belajar
yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dalam
pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses belajar berlangsung
yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk timbal balik berupa pertanyaan dan
jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai topik tertentu yang
dibahas dalam proses belajar tersebut.
Media
(channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.
a.
Komunikan (receiver) menerima
pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam
bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.
b.
Komunikan (receiver)
memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang
dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud
oleh si pengirim.
2.
Unsur-unsur dalam Komunikasi
Komunikasi ini memiliki
tujuan tertentu, baik untuk mentransfer ide, mengedukasi, atau untuk mengubah
sesuatu. Agar tujuan komunikasi tercapai maka seluruh proses komunikasi harus
berjalan dengan baik. Agar proses komunikasi berjalan dengan baik, maka setiap
unsur dalam komunikasi harus diperhatikan sedemikian rupa, sehingga dapat
menghasilkan feedback positif dari komunikan. Berikut ini akan Pakar Komunikasi
paparkan unsur – unsur komunikasi yang memiliki peran penting dalam
keberhasilan sebuah proses komunikasi.
1. Komunikator
Komunikator merupakan unsur komunikasi
yang bertindak sebagai penyampai pesan. Komunikator merupakan sumber informasi
bagi komunikan. Sehingga bagaimana komunikator mendeliver sebuah pesan
sangat mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Apakah komunikan dapat menangkap
dan mengerti sebuah pesan atau tidak, dan bagaimana respon yang dihasilkan
komunikan sangat ditentukan oleh kemampuan komunikator dalam menyampaikan
pesan.
Berikut beberapa hal yang perlu
dimiliki oleh seorang komunikator agar pesan yang disampaikan dapat diterima
oleh komunikan:
·
Menguasai tehnik bicara atau menulis
untuk menyampaikan pesan.
·
Memiliki pengetahuan luas mengenai
pesan yang akan disampaikan.
·
Memiliki kemampuan untuk menyusun
isi pesan dengan baik.
·
Memiliki kemampuan untuk memilih
media yang paling tepat untuk digunakan dalam menyampaikan pesan.
·
Memiliki kredibilitas yang baik
dimata audience atau komunikan.
·
Memiliki pengetahuan untuk
mengantisipasi gangguan yang mungkin timbul.
·
Memiliki kemampuan untuk memberikan
tanggapan atas feedback yang diberikan komunikan.
2. Pesan
Pesan merupakan ide, informasi atau
berita yang ingin disampaikan komunikator kepada komunikan. Pesan disini bisa
berupa kata-kata, tulisan, gambar atau lainnya. Pesan mengandung materi yang
ditujukan untuk mempengaruhi atau mengubah komunikan. Pesan sendiri terbagi
dalam beberapa jenis sebagai berikut:
- Pesan
informatif
Pesan informatif adalah pesan yang
sifatnya memberikan keterangan, fakta, atau informasi lainnya. Pesan jenis ini
merupakan pesan yang dapat dijadikan acuan dalam pengambilan sebuah keputusan
oleh komunikan. Contoh pesan jenis ini misalnya informasi mengenai bencana
alam, jenis bantuan apa yang dibutuhkan oleh pengungsi.
- Pesan
persuasif
Pesan persuasif adalah pesan yang
bersifat membujuk. Tujuan pesan jenis ini adalah untuk merubah sikap komunikan.
Dengan pesan jenis ini komunikan dapat perubahan sikap komunikan didapatkan
tanpa adaya paksaan, namun berasal dari keinginan komunikan sendiri. Contoh
pesan jenis ini misalnya iklan sebuah produk.
- Pesan
koersif
Berkebalikan dengan pesan persuasif,
pesan koefsif merupakan pesan yang bersifat memaksa. Dalam mencapai tujuannya,
yaitu merubah prilaku komunikan, pesan jenis ini mengandung unsur paksaan
seperti pemberian sanksi atau semacamnya. Contoh pesan persuasif misalnya
peraturan pegawai dalam sebuah perusahaan.
3. Media komunikasi
Media komunikasi merupakan sarana
atau saluran yang digunakan oleh komunikator untuk menyampaikan sebuah pesan.
Dalam berkomunikasi, pesan akan diterima oleh pancaindra manusia baru
selanjutnya diproses dalam pikirannya dan kemudian menghasilkan sebuah
feedback. Pesan yang disampaikan dalam bentuk sebuah gambar dan suara biasanya
akan lebih menarik dari pada pesan yang hanya disampaikan lewat tulisan
saja.
Pemilihan media atau sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan sebuah pesan, bergantung pada
sifat, jenis, atau bentuk pesan yang akan disampaikan. Pesan dalam bentuk
tulisan misalnya, dapat disampaikan menggunakan media Koran atau majalah,
sedangkan media televisi bisanya digunakan untuk menyampaikan pesan dalam
bentuk video (gambar dan suara).
- Media
Personal
Media personal merupakan media
komunikasi yang digunakan oleh dua orang yang berkomunikasi secara personal
atau pribadi. Misalnya media telepon, media perpesanan atau chatting seperti
whatsapp, telegram, line, bbm, atau media video call seperti skype, whatsapp
dan semacamnya.
- Media
Massa
Media massa merupakan media
komunikasi yang digunakan untuk mengkomunikasikan pesan kepada masyarakat luas.
Target yang ditentukan tidak spesifik seperti komunikasi person to person.
Pesan yang disampaikan melalui media ini biasanya berdampak besar bagi banyak
orang, sebab sifatnya yang masif. Contoh media massa misalnya televisi, Koran,
atau radio.
4. Komunikan
Komunikan merupakan penerima pesan,
pihak yang menjadi sasaran komunikasi. Target yang ditentukan oleh komunikator
untuk menerima pesan yang disampaikannya. Komunikan bisa seorang indivisu,
kelompok, organisasi atau lainnya. Komunikan mempunyai tanggung jawab untuk
dapat memahami apa yang disampaikan komunikator kepadanya, untuk itu seorang
komunikan yang baik harus memperhatikan apa yang disampaikan komunikator dengan
baik.
Berikut ini hal-hal yang perlu
diperhatikan dari seorang komunikan, agar tujuan komunikasi dapat tercapai:
- Kecakapan
komunikasi
Kecakapan komunikasi disini
berkaitan dengan kecakapan komunikan dalam membaca, medengar serta menangkap
apa yang dibaca dan didengarnya.
- Sikap
Sikap disini berkaitan dengan sikap
komunikan terhadap komunikator serta pesan yang disampaikannya. Ketika seorang memiliki
asumsi yang negatif misalnya, komunikan cenderung akan bersikap acuh atau juga
sebaliknya.
- Pengetahuan
Pengetahuan komunikan terhadap pesan
yang disampaikan juga sangat mempengaruhi ringkat pemahaman komunikan terhadap
pesan yang disampaikan. Misalnya pesan berisi informasi mengenai kehamilan
tidak tepat untuk disampaikan kepada anak SD.
- Keadaan
Lahiriah
Manusia normal memliki indra
penglihatan, pendengaran, peraba, perasa, dan penciuman. Namun terdapat
beberapa orang yang mengalami disabilitas taua kecacatan seperti tidak bisa
melihat atau mendengar. Hal ini perlu diperhatikan, agar pesan yang disampaikan
dapat diterima sengan baik.
5. Feedback
Feedback atau umpan balik merupakan
respon yang diberikan komunikan untuk menanggapi pesan yang telah diterimanya
dari komunikator. Sama seperti keempat unsur komunikasi yang telah disebutkan
sebelumnya, feedback memegang peranan penting dalam tercapainya tujuan
komunikasi. Feedback dari komunikan akan mengukur apakah komunikasi berjalan
dengan baik, apakah komunikan memahami pesan yang disampaikan, dan apakah
tujuan komunikasi tercapai atau tidak.
Feedback dari komunikan bisa berupa
apa saja, baik gesture tubuh seperti gelengan atau anggukan kepala, senyuman
atau prilaku seperti mencatat informasi, atau juga ucapan tanggapan berupa
gumaman tertentu. Feedback sendiri dibagi menjadi dua kategori, yatu:
- Feedback
negatif
Feedback negatif merupakan respon
yang sifatnya cenderung tidak setuju atau menolak pesan yang disampaikan.
Contohnya bersikap acuh, gelengan kepala, atau semacamnnya.
- Feedback
positif
Feedback positif merupakan respon
yang menunjukkan persetujuan komunikan terhadap pesan yang disampaikan.
Misalnya berupa anggukan kepala, senyuman, atau sikap responsif lainnya.
Selain kelima unsur utama
diatas, terdapat beberapa unsur lain yang juga mempengaruhi keberhasilan sebuah
komunikasi. Unsur tersebut antara lain gangguan atau noise, lingkungan,
encoding dan decoding, serta dampak komunikasi. Gangguan atau noise disini
merupakan faktor yang dapat merusak komunikasi. Gangguan yang sifatnya
tiba-tiba, tidak diperkirakan akan terjadi.Misalnya
ganguan suara music yang keras dari luar gedung tempat penyampaian pesan sedang
berlangsung, atau gangguan akibat bencana alam seperti gempa, atau semacamnya.
a.
Gangguan atau Noise
Gangguan yang sifatnya
tiba-tiba, tidak diperkirakan akan terjadi,
segala
sesuatu yang mengubah informasi yang disampaikan kepada penerima atau
mengalihkannya dari penerimaan tersebut. Ada dua macam gangguan dalam unsur
komunikasi, yaitu:
·
Gangguan teknis dan gangguan
semantik, Gangguan teknis misalnya orang yang mengalami kesulitan bicara atau
bicaranya hanya komat-kamit.
·
Gangguan semantik, yaitu bila
penerima memberi arti yang berlainan atas sinyal yang disampaikan oleh
pengirim.
b.
Lingkungan
Unsur lingkungan digolongkan kedalam
lingkungan psikologis, lingkungan social budaya, serta lingkungan fisik dan
dimensi waktu komunikan dengan komunkator
c.
Encoding dan Decoding
Encoding atau
penyandian adalah berkaitan dengan proses pengumbahan informasi
menjadi sebuah pesan oleh komunikator.
Decoding
adalah penafsiran yang dilakukan oleh komunikan terhadap
pesan yang diterimanya.
Unsur dampak komunikasi muncul
setelah umpan balik diberikan oleh komunikan. Dampak komunikasi yang terjadi
bergantung pada feedback dari komunikan serta tanggapan yang diberikan
komunikator. Dampak disini bisa berupa perubahan prilaku dari komunikan,
atau perubahan opini, atau semacamnya.
3.
Bentuk Dasar dari Komunikasi
Pada
dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis,
yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1.
Komunikasi verbal
Komunikasi
verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral).
Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah
dalam suatu acara seminar dan lain-lain. Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang
dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi
dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai
komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience Adapun dalam
berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun
dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti
:
• Berbicara dan
Menulis Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan
dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan
• Mendengarkan dan
Membaca Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua
arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan
mendengar (listening) dan membaca (reading).
2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi
nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi
bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang
terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan
bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan
intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi
nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal.
pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana
dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.
Adapun
Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:
• Menyediakan dan
memberikan informasi
• Mangatur alur
suatu percakapan
• Mengekspresikan
emosi
• Memberi sifat
dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
• Mengendalikan
atau mempengaruhi orang lain
• Mempermudah
tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah.
4.
Bisnis dalam Pandangan Komunikasi
Dalam konsep dan azas komunikasi
modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari
komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan
tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih
modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada
produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan
(Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak
secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan
membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa
akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini
disebabkan oleh :
1.
Secara realita psikologis suatu
kebutuhan dapat diciptakan.
Kebutuhan akan barang secara
individual, dalam kontek ini peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme
komunikasi secara berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai social,
preferensi dan fungsi.
2.
Peluang pasar ditentukan oleh citra,
kebutuhan dan perilaku konsumen tentang barang dan jasa. Jika suatu produk
dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas, memiliki fungsi, ada jaminan
keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka peluang pasar akan terbentuk.
Secara umum selalu timbul
permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa
barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan kurang
memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini harus dikembangkan
strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan
promosi, seperti :
- Kegiatan
hubungan antar manusia
- Kegiatan
hubungan masyarakat
- Kegiatan
advertensi atau iklan
- Kegiatan
promosi melalui media elektronik
- Kegiatan
promosi dan penjualan melalui media internet
- Mengembangkan
system informasi perusahaan
- Mengembangkan
keahlian komunikator dalam bisnis
B.
Perananan Komunikasi dalam Dunia Bisnis
1.
Peranan Komunikasi dalam Bisnis
Keberhasilan komunikasi di dalam
suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antar orang yang
terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh
kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi
komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara
berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya
penyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang
perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut
diperlihatkan dibandingkan hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih
baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain
diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis
di kalangan esekutif menunjukan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan
unsur pokok diantara berbagai factor personal yang diperlukan untuk
memperomosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and
Thill,2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga
merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya,komunikasi efektif
dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dank unci
kesuksesan.
Keberhasilan komunikasi bisnis juga
sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas
komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa
hal:
1.
Presepsi
Komunikasi harus dapat memprediksi
apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2.
Keberhasilan Teknologi Informasi dan
Komunikasi
Salah satu factor keberhasilan
komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu
adanya proses integrase informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang
tepat guna. Ini mencakup beberapa factor antara lain, pertama, cakupan (range)
produksi jasa komunikasi data yang memiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan
besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik system informasi
yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula.
Kedua, Converage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi
manapun mengigat lokasi manufacture yang menyebar dan terkadang di daerah yang
terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang
tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat,
Biaya. Factor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar
efisiensi tetap dapat ditingkatkan.
2.
Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis
1.
Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Umum
Komunikasi Bisnis bertujuan untuk
mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka memperbaiki
pengelolaan bisnis.
2.
Tujuan Komunikasi Bisnis Secara
Khusus
Komunikasi Bisnis bertujuan untuk
menciptakan interaksi atau hubungan di dalam perusahaan dengan konsumen,
perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesame dunia usaha, serta dengan
lingkungan sehingga tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh
tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis.
3.
Umpan Balik dan Bentuk-bentuknya
Dalam melakukan komunikasi bisnis,
terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat diperoleh yaitu:
1.
Manfaat Eksternal
Komunikasi bisnis dengan pihak
ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan
upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat. Contohnya: laporan, brosur
dan presentasi bisnis yang disusun secara professional dapat meningkatkan citra
perusahan.
Komunikasi bisnis yang tidak efektif
yaitu sangat mahal biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja
dan menjauhkan pelanggan.
2. Manfaat Internal
Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir
eksekutif perusahaan.
8 hal yang menjadi perimbangan mempromosikan jenjang
karir eksekutif :
a. Kemampuan
bekerja keras
b. Kemampuan
manajemen
c. Kepercayaan diri
d. Kemampuan
mengambil keputusan yang sehat
e. Latar
belakang akademis
f. Mempunyai
ambisi untuk maju
g. Kemampuan
berkomunikasi secara efektif
h. Berpenampilan
menarik
4.
Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi
Kesalahpahaman merupakan fenomena
komunikasi yang tak jarang terjadi. Bahkan disebut kejadian normal. Sering
disebut akibat dari adanya disortasi informasi. Terjadi penyimpangan penafsiran
antara yang dimaksud pengirim dan dinterpretasikan sang penerima pesan.
Beberapa contoh kesalahpahaman antara lain adalah dalam menanggapi poin-poin
penting suatu rapat; karyawan yang kurang memahami uraian pekerjaan dan
tanggung jawabnya; ketidaktahuan dalam menindak lanjuti instruksi, surat-surat
dan penggumuman; kesalahan dalam menanggapi gagasan pimpinan dan rekan kerja;
dan kesalaha pahaman dalam teknik atau cara berkomunikasi dengan baik.
Faktor-faktor yang mempengaruhi
kesalahpahaman khususnya karena faktor komunikasi adalah
1. Kondisi
pelaku komunikasi seperti tingkat pendidikan, pengetahuan tentang kerja dan
kondisi fisik
2. Isi pesan
seperti kejelasan, dan isi kalimat
3. Media seperti
jumlah dalam mutu fasilitas
4. Kebisingan
dalam hal fisik dan psikologi lingkungan kerja
5. Bahasa tubuh seperti dalam hal cara
tutur kata, dan gerak tubuh. Semakin tinggi standar elemen-elemen tersebut
diterapkan maka kemungkinanya terjadi disortasi informasi dan kesalahpahaman
semakin rendah.
5.
Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi efektif sangat
berpengaruh dalam mengatasi hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi. Ada
tiga hal yang perlu diperhatikan untuk memperbaiki komunikasi.
1. Membuat suatu pesan lebih berhati-hati
Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para penerima
pesan. Katakana apa yang dikehendaki oleh mereka, gunakan Bahasa yang jelas, sederhana,
mudah dipahami, jelaskan poin-poin penting, dan tekankan serta telaah ulang
poin-poin yang penting.
2. Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi
Jika suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan
bagaimna lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang,
akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb.
Jangan sampai ada gangguan disaat penyampaian pesan.
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan
si penerima pesan
Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut
memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka harus dapat merencanakan
bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.
C.
Komunikasi dalam Organisasi
1.
Pola Komunikasi Bisnis
Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat
dibedakan menjadi dua saluran (Purwanto, 2006 : 40 - 45), yaitu :
a.
Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun
matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai
dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses
penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi
informasinya dapat berbentuk 4 pola yaitu
:
1. Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas
(manajer) ke bawah (karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat berentuk
perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan
sebaik-baiknya.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai
lima tujuan pokok, yaitu :
1.
Memberikan pengarahan atau instruksi
kerja tertentu,
2.
Memberikan informasi mengapa suatu
pekerjaa harus dilaksanakan,
3.
Memberikan informasi tentang
prosedur dan praktik organisasional,
4.
Memberikan umpan balik pelaksanaan
kerja kepada para karyawan,
5.
Menyajikan informasi mengenai aspek
ideology dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujua yang
ingin dicapai.
2.
Komunikasi dari bawah ke atas
Komunikasi dari bawah ke atas (buttom-up communication)
berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke
atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya
disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau
sering disebut dengan komunikasi lateral (lateral
communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang
memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.
Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk
melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau
department yang memiliki kedudukan sejajar.
4.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat
(level) orgnisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara
manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian
promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang
ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan
kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang
mereka perbincangkan bisaanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor
yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan
sinetron TV, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan
dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.
5.
Mengelola Komunikasi Bisnis
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola
komunikasi, yaitu :
- Penanganan pesan-pesan yang
bersifat rutin
Untuk dapat memaksimalkan manfaat
dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:
- Mengurangi
jumlah pesan
- Instruksi
yang jelas
- Mendelegasikan
tanggung jawab
- Melatih
petugas
- Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu
perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam
suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun
reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi
tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:
1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau
2. Katakan apa yang terjadi dan segera
Namun, beberapa ahli hubungan
masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang
beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi
masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum)
dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber
masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam
menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi
tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu
kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan
yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa
percaya diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang
dapat dilakukan seperti :
- Siapkan
tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
- Usahakan
agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
- Ciptakan
sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi
dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
- Ceritakan
suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang
salah segera mohon maaf
- Tunjukkan
keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud
nyata.
6.
Masalah Komunikasi dalam Bisnis
D.
Jenis-jenis Komunikasi
1.
Komunikasi menurut Penyampaiannya
a.
Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan
dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan
tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara
kedua belah pihak secara bertatap muka.
b.
Komunikasi tertulis : Komunikasi
tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi
ini biasanya berupa:
1.
Dibuat dalam bentuk surat dan
dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang
perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.
2.
Naskah, naskah biasanya dipergunakan
untuk mengirim berita yang sifatnya komplek.
3.
Balngko- blangko, dipergunakan untuk
mengirimkan suatu berita dalam bentuk daftar.
4.
Gambar dan foto, komunikasi bentuk
ini biasanya karena hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan
kata-kata atau kalimat.
5.
Spanduk, spanduk biasanya digunakan
untuk menyampaikan sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.
2.
Komunikasi menurut Kelangsungannya
Dalam sebuah proses komunikasi yang
dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua
belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:
1.
Komunikasi langsung : Proses
komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa
bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta
tidak dibatasi oleh jarak.
2.
Komunikasi tidak langsung :
Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga
atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.
3.
Komunikasi menurut Perilaku
Komunikasi dipelari oleh manusia
melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang
tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang
didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:
- Komunikasi
formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi,
komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya
sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.
- Komunikasi
informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak
ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang
juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan,
misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.
- Komunikasi
nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara
bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan
pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.
4.
Komunikasi menurut Maksudnya
Menurut maksud dilakukanya komuniksi
ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan dengan maksud
tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu
penentu diantaranya adalah:
- Pidato
- Ceramah
- Wawancara
- Memberi
tugas atau perintah
5.
Komunikasi menurut Ruang Lingkupnya
Ruang
lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang
dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai
berikut :
- Komunikasi Internal.
Komunikasi
yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan
yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja
(komunikasi yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi
lagi menjadi 3 macam yaitu:
- Komunikasi
vertikal
- Komunikasi
horizontal, dan
- Komunikasi
diagonal
- Komunikasi
Eksternal.
Komunikasi
eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak
masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.
Komunikasi dengan
pihak luar dapat berbentuk :
- Eksposisi,
pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
- Komperensi
pers
- Siaran
televise, radio, dan sebagainnya.
- Bakti
social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.
Komunikasi
eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan
kerjasama dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat
berkontribusi terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.
6.
Komumikasi menurut Aliran Informasi
Komunikasi yang didasarkan menurut aliran informasi
dapat dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi
satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak
saja.
- Komunikasi
dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam
hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau
feedbeck kepada komunikatornya.
- Komunikasi
ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
- Komunikasi
ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada
bawahan.
- Komunikasi
kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang
memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan
dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.
7.
Komunikasi menurut Jaringan Kerja
Di dalam sebuah organisasi atau
perusahaan komunikasi akan dapat terlaksana menurut sistem yang
ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan
kerja ini dapat dibedakan menjadi
1.
Komunikasi jaringan kerja rantai :
Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando
sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
2.
Komunikasi jaringan kerja lingkaran
: Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti
lingkaran.
3.
Komunikasi jaringan bintang :
Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih
pendek.
8.
Komunikasi menurut Peranan Individu
Komunikasi
yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara
kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat
mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain
:
- Komunikasi
antara individu dengan individu yang lain
- Komunikasi
antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
- Komunikasi
antara individu dengan dua kelompok atau lebih
9.
Komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi
Komunikasi yang
selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok. Jumlah
dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri,
disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat
dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi
perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual
antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi
juga.
- Komunikasi
kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group
tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam
kelompok.
10.
Komunikasi menurut Cara Penyampaiannya
Menurut cara penyapaian informasi
dapat dibedakan menjadi :
1.
Komunikasi Lisan.
Yang terjadi secara langsung dan
tidak terhalang oleh jarak, dimana ke dua belah pihak dapat bertatap muka.
Yang terjadi secara tidak langsung
karena terhalang oleh jarak.
2. Komunikasi Tertulis.
Yang dilaksanakan dalam bentuk surat
dan digunakan untuk menyampaikan informasi dan berita dengan singkat. Jelas
tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.
·
Naskah, yang biasanya digunakan
untuk menyampaikan berita dan informasi yang bersifat kompleks
·
Blangko-blangko, yang biasanya
digunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.
·
Gambar dan foto, Karena tidak dapat
diungkapkan dengan kata-kata atau kalimat.
·
Spanduk, yang biasa digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada masyarakat.
·
Dalam berkomunikasi secara tertulis,
hendaknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Dan
butuh resiko dari komunikasi tertulis tersebut aman dan mudah dimengerti .
11.
Komunikasi menurut Jumlah Pelaku dalam Komunikasi tersebut
Komunikasi berdasarkan Jumlah yang berkomunikasi ,
dapat dibedakan menjadi :
a.
Komunikasi Perseorangan , yaitu
komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau individu antara pribadi
dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi juga.
- Komunikasi
Kelompok , yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok
mengenai persoalan - persoalan yang menyangkut kepentingan kelompok.
Perbedaanya dengan komunikasi perseorangan yaitu komunikasi ini lebih
terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.
E.
Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis
1.
Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi
Dalam bidang sosial, kemajuan
teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu
tempat dan tempat yang lain.
Lain halnya dengan bidang
pendidikan, informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses
untuk kepentingan pendidikan, inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang
dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan
proses pendidikan, kemajuan teknologi informasi juga akan memungkinkan
berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis teleconference yang
tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan
yang sama, juga sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin
mudah dan lancar karena penerapan sistem teknologi informasi.
2.
Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis
Bagi dunia bisnis, jejaring
telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi
air, dan jejaring utilitas lain. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan
bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif. Layanan TIK sekarang
digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian
sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini
hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi
perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan
akan sistem yangcost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan
terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan
ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan
untuk mengembangkan sendiri jejaring privat.
Perusahaan multinasional telah dapat
mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis
satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan
pengembangan produk dan disain manufaktur. Perusahaan-perusahaan kecil lebih
terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk
menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika
organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk
menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global
merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang
sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan
finansial.
3.
Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Bisnis
Membuat keputusan adalah
suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan.
Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula
kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika
seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang
masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan
sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.
Hal yang perlu di perhatikan saat membuat keputusan :
- Terlebih
dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
- Identifikasi,
bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan
fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus
menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
- Keberanian
dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
- Bersedia
untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
- Ambillah
risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
- Dalam
keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah
berhasil pada masa lampau.
- Jauhilah
keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi
yang sekarang.
- Keputusan
perlu diuji cobakan dahulu.
F.
Perencanaan Pesan-pesan Bisnis
1.
Penentuan Proses Komposisi
Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan
dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Pesan bisnis yang efektif bertujuan
untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas
dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang
efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan
komunikasi.
Proses komposisi bukan
merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam
penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis,
melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.
2.
Penentuan Tujuan
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi
perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu
menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will,
setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan
tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai
baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang
yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik
dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi
antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakulakan kerjasama atau
kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing
3.
Analisis Audience
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan,
audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens
biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
a.
Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya
relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit.
Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal
pada umumnya bisa diperkirakan.
b.
Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu
dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai
pengambil keputusan.
c.
Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis
pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan
bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
d.
Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama
pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif
sama terhadap suatru pesan.
e.
Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada
reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f.
Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan
penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci
sukses pesan bisnis.
4.
Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis mempunyai tema
pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang
ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide
pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang
lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara
menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari
berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta
yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:
- Storyteller’s
Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah
pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama
nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan
berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
- Random
List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam
pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide
tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang
penting dan yang tidak penting.
- Conclusions,
Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan
maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan
antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi
(recommendation) yang akan diberikan.
- Journalistic
Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan
poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap
siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam
pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
- Question
and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah
melihat dari sisi perspektif audience
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan
dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan
sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer
hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan
ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang
sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini
mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif
sama saja.
5.
Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang
ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan
tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan
atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi
tersebut.
a.
Saluran komunikasi
lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak
di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua
orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana,
spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik (feed back).
b.
Saluran komunikasi
tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam
berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata
dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada
sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang
tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
G.
Pengorganisasian dan Revisi Pesan-pesan Bisnis
1.
Pengorganisasian melalui Outline
Ada dua tahapan dalam
pengorganisasian pesan bisnis, yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan ide –
ide, dan menetapkan urutan ide – ide dengan perencanaan organisasional terpilih
secara hati – hati. Selain itu, ada dua pendekatan dalam menentukan urutan pesan
bisnis, yaitu pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Perbedaannya
terletak pada kemunculan ide pokok. Jika dalam pendekatan langsung, ide pokok
muncul di awal sedangkan pada pendekatan tidak langsung, ide pokok muncul di
akhir. Setelah itu, kita bisa memilih rencana organisasional yang cocok,
misalnya:
- Direct
request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point),
cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
- Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan
langsung.
- Pesan-pesan
bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
- Pesan-pesan
persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
2.
Pemilihan Kata yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian
pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang
sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai
maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
- Pilihlah
kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens,
terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens.
Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi
proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
- Pilihlah
kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain
efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian
kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
- Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
3.
Membuat Kalimat yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu
diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.
Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan
predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan
oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang
dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
- Tiga
jenis kalimat
a.
Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya
memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu
kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b.
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau
lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen
merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri
sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c.
Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah
klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
- Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk
mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif.
Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat
kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan
alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
a.
Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf
dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide
atau gagasan umum.
b.
Perbandingan (Persamaan &
Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf
dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran
dengan pemikiran yang lain.
c.
embahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang
jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d.
Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf
bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan
menjadi lebih terarah atau terfokus.
e.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis
yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan
penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu
singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus
merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi,
kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan
yang lainnya, dan jelas.
Sumber
Tidak ada komentar:
Posting Komentar