KOMUNIKASI BISNIS

Pengertian Bisnis dan Komunikasi Bisnis

Bisnis dalam kamus Bahasa Indonesia diartikan sebagai perniagaan, perdagangan ataupun dagang.Bisnis merupakan kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional yang mendatangkan keuntungan (panuju). Selain itu, bisnis merupakan kegiatan organisasi yang dilakukan oleh sekolompok orang yang beraturan dan proses yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan organisasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa bisnis adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional yang mendatangkan keuntungan. Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan produksi. Komunikasi memproduksi informasi sementara bisnis memproduksi barang dan jasa.

Komunikasi Bisnis diperlukan untuk menyampaikan informasi dalam dunia abisnis dengan cara berkomunikasi baik secara verbal maupun non verbal. Dalam sebuah organisasi, komunikasi bisnis diperlukan untuk memberikan instruksi kerja, memimpin dan menghadiri rapat, mewawancarai calon karyawan, menulis surat, melakukan presentasi bisnis hingga menyusun laporan bisnis. Dan hampir 70 % kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan oleh staf-staf organisasi setiap harinya. Sehingga dapat dikatakan bahwa komunikasi bisnis menunjang kesusksesan sebuah usaha bisnis.

Tujuan dari Komunikasi Bisnis ada 3 yakni :

1) Memberikan informasi penting
2) Melakukan kolaborasi dengan audience atau penerima pesan (komunikan)
3) Persuasi

Manfaat komunikasi bisnis antara lain :

1. Secara Internal
• Dapat meningkatkan kemampuan komunikasi secara efektif untuk menunjang karir perusahaan
• Meningkatkan komunikasi yang efektif diantara staf organisasi, baik dengan pihak pimpinan maupun bawahan.

2. Secara Eksternal
• Komunikasi yang dilakukan dengan pihak ketiga akan akan membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis.
• Keberhasilan dalam membangun sebuah citra perusahaan di mata masyarakat.

Dalam membangun sebuah Komunikasi Bisnis pasti ada kendala atau hambatan yang mengakibatkan kurang suksesnya proses tersebut. Kendala dalam membangun sebuah komunikasi bisnis dapat di kelompokkan ke dalam empat masalah utama, yaitu :

1) Masalah dalam mengembangkan pesan
2) Masalah dalam menyampaikan pesan
3) Masalah dalam menerima pesan
4) Masalah dalam menafsirkan pesan, yang dikarenakan :
a) Perbedaan latar belakang
b) Perbedaan penafsiran kata
c) Perbedaan reaksi emosional

Kesimpulan
Komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi atau pesan dari pengirim pesan (komunikator) ke penerima pesan (komunikan). Dengan maksud bahwa proses tersebut bertujuan untuk mencapai saling pengertian.
Bisnis adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional yang mendatangkan keuntungan.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah “Persuasif” agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan untuk melakukan suatu kegiatan. Komunikasi Bisnis diperlukan untuk memberikan instruksi kerja, memimpin dan menghadiri rapat, mewawancarai calon karyawan, menulis surat, melakukan presentasi bisnis hingga menyusun laporan bisnis.
Tujuan dari Komunikasi Bisnis ada 3 yakni : Memberikan informasi penting, Melakukan kolaborasi dengan audience atau penerima pesan (komunikan), Persuasi.

Komunikasi Bisnis

A.      Dasar Komunikasi dan Komunikasi Bisnis

1.    Pengertian dan Cakupan Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses di mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

·           Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

·           Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

·           Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

·           Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain

·           Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

Kelima komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk timbal balik berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.

Media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.

a.         Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.

b.        Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.

2.        Unsur-unsur dalam Komunikasi

Komunikasi ini memiliki tujuan tertentu, baik untuk mentransfer ide, mengedukasi, atau untuk mengubah sesuatu. Agar tujuan komunikasi tercapai maka seluruh proses komunikasi harus berjalan dengan baik. Agar proses komunikasi berjalan dengan baik, maka setiap unsur dalam komunikasi harus diperhatikan sedemikian rupa, sehingga dapat menghasilkan feedback positif dari komunikan. Berikut ini akan Pakar Komunikasi paparkan unsur – unsur komunikasi yang memiliki peran penting dalam keberhasilan sebuah proses komunikasi.

1. Komunikator

Komunikator merupakan unsur komunikasi yang bertindak sebagai penyampai pesan. Komunikator merupakan sumber informasi bagi komunikan. Sehingga bagaimana komunikator mendeliver sebuah pesan sangat mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Apakah komunikan dapat menangkap dan mengerti sebuah pesan atau tidak, dan bagaimana respon yang dihasilkan komunikan sangat ditentukan oleh kemampuan komunikator dalam menyampaikan pesan.

Berikut beberapa hal yang perlu dimiliki oleh seorang komunikator agar pesan yang disampaikan dapat diterima oleh komunikan:

·           Menguasai tehnik bicara atau menulis untuk menyampaikan pesan.

·           Memiliki pengetahuan luas mengenai pesan yang akan disampaikan.

·           Memiliki kemampuan untuk menyusun isi pesan dengan baik.

·           Memiliki kemampuan untuk memilih media yang paling tepat untuk digunakan dalam menyampaikan pesan.

·           Memiliki kredibilitas yang baik dimata audience atau komunikan.

·           Memiliki pengetahuan untuk mengantisipasi gangguan yang mungkin timbul.

·           Memiliki kemampuan untuk memberikan tanggapan atas feedback yang diberikan komunikan.

2. Pesan

Pesan merupakan ide, informasi atau berita yang ingin disampaikan komunikator kepada komunikan. Pesan disini bisa berupa kata-kata, tulisan, gambar atau lainnya. Pesan mengandung materi yang ditujukan untuk mempengaruhi atau mengubah komunikan. Pesan sendiri terbagi dalam beberapa jenis sebagai berikut:

• Pesan informatif

Pesan informatif adalah pesan yang sifatnya memberikan keterangan, fakta, atau informasi lainnya. Pesan jenis ini merupakan pesan yang dapat dijadikan acuan dalam pengambilan sebuah keputusan oleh komunikan. Contoh pesan jenis ini misalnya informasi mengenai bencana alam, jenis bantuan apa yang dibutuhkan oleh pengungsi.

• Pesan persuasif

Pesan persuasif adalah pesan yang bersifat membujuk. Tujuan pesan jenis ini adalah untuk merubah sikap komunikan. Dengan pesan jenis ini komunikan dapat perubahan sikap komunikan didapatkan tanpa adaya paksaan, namun berasal dari keinginan komunikan sendiri. Contoh pesan jenis ini misalnya iklan sebuah produk.

• Pesan koersif

Berkebalikan dengan pesan persuasif, pesan koefsif merupakan pesan yang bersifat memaksa. Dalam mencapai tujuannya, yaitu merubah prilaku komunikan, pesan jenis ini mengandung unsur paksaan seperti pemberian sanksi atau semacamnya. Contoh pesan persuasif misalnya peraturan pegawai dalam sebuah perusahaan.

3. Media komunikasi

Media komunikasi merupakan sarana atau saluran yang digunakan oleh komunikator untuk menyampaikan sebuah pesan. Dalam berkomunikasi, pesan akan diterima oleh pancaindra manusia baru selanjutnya diproses dalam pikirannya dan kemudian menghasilkan sebuah feedback. Pesan yang disampaikan dalam bentuk sebuah gambar dan suara biasanya akan lebih menarik dari pada pesan yang  hanya disampaikan lewat tulisan saja.

Pemilihan media atau sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan sebuah pesan, bergantung pada sifat, jenis, atau bentuk pesan yang akan disampaikan. Pesan dalam bentuk tulisan misalnya, dapat disampaikan menggunakan media Koran atau majalah, sedangkan media televisi bisanya digunakan untuk menyampaikan pesan dalam bentuk video (gambar dan suara).

• Media Personal

Media personal merupakan media komunikasi yang digunakan oleh dua orang yang berkomunikasi secara personal atau pribadi. Misalnya media telepon, media perpesanan atau chatting seperti whatsapp, telegram, line, bbm, atau media video call seperti skype, whatsapp dan semacamnya.

• Media Massa

Media massa merupakan media komunikasi yang digunakan untuk mengkomunikasikan pesan kepada masyarakat luas. Target yang ditentukan tidak spesifik seperti komunikasi person to person. Pesan yang disampaikan melalui media ini biasanya berdampak besar bagi banyak orang, sebab sifatnya yang masif. Contoh media massa misalnya televisi, Koran, atau radio.

4. Komunikan

Komunikan merupakan penerima pesan, pihak yang menjadi sasaran komunikasi. Target yang ditentukan oleh komunikator untuk menerima pesan yang disampaikannya. Komunikan bisa seorang indivisu, kelompok, organisasi atau lainnya. Komunikan mempunyai tanggung jawab untuk dapat memahami apa yang disampaikan komunikator kepadanya, untuk itu seorang komunikan yang baik harus memperhatikan apa yang disampaikan komunikator dengan baik.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dari seorang komunikan, agar tujuan komunikasi dapat tercapai:

• Kecakapan komunikasi

Kecakapan komunikasi disini berkaitan dengan kecakapan komunikan dalam membaca, medengar serta menangkap apa yang dibaca dan didengarnya.

• Sikap

Sikap disini berkaitan dengan sikap komunikan terhadap komunikator serta pesan yang disampaikannya. Ketika seorang memiliki asumsi yang negatif misalnya, komunikan cenderung akan bersikap acuh atau juga sebaliknya.

• Pengetahuan

Pengetahuan komunikan terhadap pesan yang disampaikan juga sangat mempengaruhi ringkat pemahaman komunikan terhadap pesan yang disampaikan. Misalnya pesan berisi informasi mengenai kehamilan tidak tepat untuk disampaikan kepada anak SD.

• Keadaan Lahiriah

Manusia normal memliki indra penglihatan, pendengaran, peraba, perasa, dan penciuman. Namun terdapat beberapa orang yang mengalami disabilitas taua kecacatan seperti tidak bisa melihat atau mendengar. Hal ini perlu diperhatikan, agar pesan yang disampaikan dapat diterima sengan baik.

5. Feedback

Feedback atau umpan balik merupakan respon yang diberikan komunikan untuk menanggapi pesan yang telah diterimanya dari komunikator. Sama seperti keempat unsur komunikasi yang telah disebutkan sebelumnya, feedback memegang peranan penting dalam tercapainya tujuan komunikasi. Feedback dari komunikan akan mengukur apakah komunikasi berjalan dengan baik, apakah komunikan memahami pesan yang disampaikan, dan apakah tujuan komunikasi tercapai atau tidak.

Feedback dari komunikan bisa berupa apa saja, baik gesture tubuh seperti gelengan atau anggukan kepala, senyuman atau prilaku seperti mencatat informasi, atau juga ucapan tanggapan berupa gumaman tertentu. Feedback sendiri dibagi menjadi dua kategori, yatu:

• Feedback negatif

Feedback negatif merupakan respon yang sifatnya cenderung tidak setuju atau menolak pesan yang disampaikan.  Contohnya bersikap acuh, gelengan kepala, atau semacamnnya.

• Feedback positif

Feedback positif merupakan respon yang menunjukkan persetujuan komunikan terhadap pesan yang disampaikan. Misalnya berupa anggukan kepala, senyuman, atau sikap responsif lainnya.

Selain kelima unsur utama diatas, terdapat beberapa unsur lain yang juga mempengaruhi keberhasilan sebuah komunikasi. Unsur tersebut  antara lain gangguan atau noise, lingkungan, encoding dan decoding, serta dampak komunikasi. Gangguan atau noise disini merupakan faktor yang dapat merusak komunikasi. Gangguan yang sifatnya tiba-tiba, tidak diperkirakan akan terjadi.Misalnya ganguan suara music yang keras dari luar gedung tempat penyampaian pesan sedang berlangsung, atau gangguan akibat bencana alam seperti gempa, atau semacamnya.

a.        Gangguan atau Noise

Gangguan yang sifatnya tiba-tiba, tidak diperkirakan akan terjadi, segala sesuatu yang mengubah informasi yang disampaikan kepada penerima atau mengalihkannya dari penerimaan tersebut. Ada dua macam gangguan dalam unsur komunikasi, yaitu:

·         Gangguan teknis dan gangguan semantik, Gangguan teknis misalnya orang yang mengalami kesulitan bicara atau bicaranya hanya komat-kamit.

·         Gangguan semantik, yaitu bila penerima memberi arti yang berlainan atas sinyal yang disampaikan oleh pengirim.

b.        Lingkungan

Unsur lingkungan digolongkan kedalam lingkungan psikologis, lingkungan social budaya, serta lingkungan fisik dan dimensi waktu komunikan dengan komunkator

c.         Encoding dan Decoding

Encoding atau penyandian adalah berkaitan dengan proses pengumbahan informasi menjadi sebuah pesan oleh komunikator.

Decoding adalah penafsiran yang dilakukan oleh komunikan terhadap pesan yang diterimanya.

Unsur dampak komunikasi muncul setelah umpan balik diberikan oleh komunikan. Dampak komunikasi yang terjadi bergantung pada feedback dari komunikan serta tanggapan yang diberikan komunikator.  Dampak disini bisa berupa perubahan prilaku dari komunikan, atau perubahan opini, atau semacamnya.

3.        Bentuk Dasar dari Komunikasi

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

1.        Komunikasi verbal

Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain. Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :

• Berbicara dan Menulis Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan

• Mendengarkan dan Membaca Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

2. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:

• Menyediakan dan memberikan informasi

• Mangatur alur suatu percakapan

• Mengekspresikan emosi

• Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal

• Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

• Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah.

4.        Bisnis dalam Pandangan Komunikasi

Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini disebabkan oleh :

1.        Secara realita psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan.

Kebutuhan akan barang secara individual, dalam kontek ini peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme komunikasi secara berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai social, preferensi dan fungsi.

2.        Peluang pasar ditentukan oleh citra, kebutuhan dan perilaku konsumen tentang barang dan jasa. Jika suatu produk dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas, memiliki fungsi, ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka peluang pasar akan terbentuk.

Secara umum selalu timbul permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan promosi, seperti :

1. Kegiatan hubungan antar manusia
2. Kegiatan hubungan masyarakat
3. Kegiatan advertensi atau iklan
4. Kegiatan promosi melalui media elektronik
5. Kegiatan promosi dan penjualan melalui media internet
6. Mengembangkan system informasi perusahaan
7. Mengembangkan keahlian komunikator dalam bisnis

B.       Perananan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

1.         Peranan Komunikasi dalam Bisnis

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antar orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya penyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibandingkan hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan esekutif menunjukan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok diantara berbagai factor personal yang diperlukan untuk memperomosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill,2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya,komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dank unci kesuksesan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal:

1.        Presepsi

Komunikasi harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2.        Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu factor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrase informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa factor antara lain, pertama, cakupan (range) produksi jasa komunikasi data yang memiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik system informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Converage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengigat lokasi manufacture yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Factor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

2.         Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

1.      Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Umum

Komunikasi Bisnis bertujuan untuk mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka memperbaiki pengelolaan bisnis.

2.      Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Khusus

Komunikasi Bisnis bertujuan untuk menciptakan interaksi atau hubungan di dalam perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesame dunia usaha, serta dengan lingkungan sehingga tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis.

3.        Umpan Balik dan Bentuk-bentuknya

Dalam melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat diperoleh yaitu:

1.        Manfaat Eksternal

Komunikasi bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat. Contohnya: laporan, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara professional dapat meningkatkan citra perusahan.

Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

2.   Manfaat Internal

Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan.

8 hal yang menjadi perimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif :

a. Kemampuan bekerja keras

b. Kemampuan manajemen

c. Kepercayaan diri

d. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat

e. Latar belakang akademis

f. Mempunyai ambisi untuk maju

g. Kemampuan berkomunikasi secara efektif

h. Berpenampilan menarik

4.        Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Kesalahpahaman merupakan fenomena komunikasi yang tak jarang terjadi. Bahkan disebut kejadian normal. Sering disebut akibat dari adanya disortasi informasi. Terjadi penyimpangan penafsiran antara yang dimaksud pengirim dan dinterpretasikan sang penerima pesan. Beberapa contoh kesalahpahaman antara lain adalah dalam menanggapi poin-poin penting suatu rapat; karyawan yang kurang memahami uraian pekerjaan dan tanggung jawabnya; ketidaktahuan dalam menindak lanjuti instruksi, surat-surat dan penggumuman; kesalahan dalam menanggapi gagasan pimpinan dan rekan kerja; dan kesalaha pahaman dalam teknik atau cara berkomunikasi dengan baik.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kesalahpahaman khususnya karena faktor komunikasi adalah

1. Kondisi pelaku komunikasi seperti tingkat pendidikan, pengetahuan tentang kerja dan kondisi fisik

2. Isi pesan seperti kejelasan, dan isi kalimat

3. Media seperti jumlah dalam mutu fasilitas

4. Kebisingan dalam hal fisik dan psikologi lingkungan kerja

5. Bahasa tubuh seperti dalam hal cara tutur kata, dan gerak tubuh. Semakin tinggi standar elemen-elemen tersebut diterapkan maka kemungkinanya terjadi disortasi informasi dan kesalahpahaman semakin rendah.

5.        Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk memperbaiki komunikasi.

1.   Membuat suatu pesan lebih berhati-hati

Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para penerima pesan. Katakana apa yang dikehendaki oleh mereka, gunakan Bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, jelaskan poin-poin penting, dan tekankan serta telaah ulang poin-poin yang penting.

2.   Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi

Jika suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan bagaimna lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb. Jangan sampai ada gangguan disaat penyampaian pesan.

3.   Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan

Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.

C.      Komunikasi dalam Organisasi

1.        Pola Komunikasi Bisnis

Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan menjadi dua saluran (Purwanto, 2006 : 40 - 45), yaitu :

a.         Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 4 pola yaitu :

1. Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat berentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :

1.        Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

2.        Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaa harus dilaksanakan,

3.        Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

4.        Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

5.        Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujua yang ingin dicapai.

2.        Komunikasi dari bawah ke atas

Komunikasi dari bawah ke atas (buttom-up communication) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3.        Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering disebut dengan komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.

Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau department yang memiliki kedudukan sejajar.

4.        Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) orgnisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan bisaanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron TV, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

5.        Mengelola Komunikasi Bisnis

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1. Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

1. Mengurangi jumlah pesan
2. Instruksi yang jelas
3. Mendelegasikan tanggung jawab
4. Melatih petugas

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah  dalam komunikasi yaitu:

1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2. Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :

1. Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
2. Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf
5. Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

6.        Masalah Komunikasi dalam Bisnis

D.      Jenis-jenis Komunikasi

1.        Komunikasi menurut Penyampaiannya

a.         Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.

b.        Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya berupa:

1.      Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.

2.      Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim berita yang sifatnya komplek.

3.      Balngko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu berita dalam bentuk daftar.

4.      Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

5.      Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.

2.        Komunikasi menurut Kelangsungannya

Dalam sebuah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:

1.        Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.

2.        Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.

3.        Komunikasi menurut Perilaku

Komunikasi dipelari oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:

1. Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.

2. Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.

3. Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.

4.        Komunikasi menurut Maksudnya

Menurut maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan dengan maksud  tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu penentu diantaranya adalah:

1. Pidato
2. Ceramah
3. Wawancara
4. Memberi tugas atau perintah

5.        Komunikasi menurut Ruang Lingkupnya

Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi Internal.

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi lagi menjadi 3 macam yaitu:

• Komunikasi vertikal
• Komunikasi horizontal, dan
• Komunikasi diagonal

2. Komunikasi Eksternal.

Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.

Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :

1. Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
2. Komperensi pers
3. Siaran televise, radio, dan sebagainnya.
4. Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.

6.        Komumikasi menurut Aliran Informasi

Komunikasi yang didasarkan menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.
2. Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.
3. Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
4. Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
5. Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.

7.        Komunikasi menurut Jaringan Kerja

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat  terlaksana menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi

1.        Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

2.        Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

3.        Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.

8.        Komunikasi menurut Peranan Individu

Komunikasi yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :

1. Komunikasi antara individu dengan individu yang lain
2. Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
3. Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

9.        Komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi

Komunikasi yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok. Jumlah dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.

2. Komunikasi kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.

10.    Komunikasi menurut Cara Penyampaiannya

Menurut cara penyapaian informasi dapat dibedakan menjadi :

1. Komunikasi Lisan.

Yang terjadi secara langsung dan tidak terhalang oleh jarak, dimana ke dua belah pihak dapat bertatap muka.

Yang terjadi secara tidak langsung karena terhalang oleh jarak.

2. Komunikasi Tertulis.

Yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan digunakan untuk menyampaikan informasi dan berita dengan singkat. Jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.

·         Naskah, yang biasanya digunakan untuk menyampaikan berita dan informasi yang bersifat kompleks

·         Blangko-blangko, yang biasanya digunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.

·         Gambar dan foto, Karena tidak dapat diungkapkan dengan kata-kata atau kalimat.

·         Spanduk, yang biasa digunakan untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat.

·         Dalam berkomunikasi secara tertulis, hendaknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Dan butuh resiko dari komunikasi tertulis tersebut aman dan mudah dimengerti .

11.    Komunikasi menurut Jumlah Pelaku dalam Komunikasi tersebut

Komunikasi berdasarkan Jumlah yang berkomunikasi , dapat dibedakan menjadi :

a.        Komunikasi Perseorangan , yaitu komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau individu antara pribadi dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi juga.

2. Komunikasi Kelompok , yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok mengenai persoalan - persoalan yang menyangkut kepentingan kelompok. Perbedaanya dengan komunikasi perseorangan yaitu komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.

E.       Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

1.        Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi

Dalam bidang sosial, kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

Lain halnya dengan bidang pendidikan, informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan, inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan, kemajuan teknologi informasi juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan yang sama, juga sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem teknologi informasi.

2.      Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

Bagi dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif. Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yangcost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri jejaring privat.

Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur. Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan finansial.

3.        Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Bisnis

Membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.

Hal yang perlu di perhatikan saat membuat keputusan :

1. Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
2. Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
3. Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
4. Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
5. Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
6. Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.
7. Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.
8. Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.

F.       Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

1.      Penentuan Proses Komposisi

Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi.

Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.

2.      Penentuan Tujuan

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1.     Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2.     Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3.     Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing

3.      Analisis Audience

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

a.         Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b.        Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c.         Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d.        Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

e.         Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

f.          Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis.

4.      Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

A. Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

1. Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

3. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

4. Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

5. Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

B. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

C. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

5.      Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

a.        Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

b.        Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

G.      Pengorganisasian dan Revisi Pesan-pesan Bisnis

1.      Pengorganisasian melalui Outline

Ada dua tahapan dalam pengorganisasian pesan bisnis, yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan ide – ide, dan menetapkan urutan ide – ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati – hati. Selain itu, ada dua pendekatan dalam menentukan urutan pesan bisnis, yaitu pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Perbedaannya terletak pada kemunculan ide pokok. Jika dalam pendekatan langsung, ide pokok muncul di awal sedangkan pada pendekatan tidak langsung, ide pokok muncul di akhir. Setelah itu, kita bisa memilih rencana organisasional yang cocok, misalnya:

1. Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
2. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
3. Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
4. Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.

2.      Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

3.        Membuat Kalimat yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1. Tiga jenis kalimat

a.       Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b.      Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c.       Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a.       Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b.      Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c.       embahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d.      Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e.       Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

Sumber

https://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

https://pakarkomunikasi.com/5-unsur-komunikasi

https://jumir21.wordpress.com/2015/03/16/pengertian-unsur-unsur-dan-bentuk-dasar-dari-komunikasi-softskill/

http://tmrfebrian.blogspot.co.id/2016/03/bisnis-dalam-pandangan-komunikasi.html

http://anggunichascratch.blogspot.co.id/2016/06/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis.html

http://comunitaseconomic.blogspot.co.id/2012/10/komunikasi-bisnis_6.html

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/pola-komunikasi-bisnis/

https://ilmuseni.com/dasar-seni/jenis-jenis-komunikasi

http://ekonomikomiko.blogspot.co.id/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html