Bab I. Perencanaan Laporan Bisnis
Ø Laporan
bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Selanjutnya,
laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.
- Menurut
fungsinya.
- Laporan
informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa
memberikan rekomendasi.
- Laporan
Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan
menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan
proposal.
- Menurut
subyeknya
- Suatu
laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan
itu diperoleh.
Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan
sebagainya.
- Menurut
Formalitasnya.
- Laporan
dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut
Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara
berkala atau khusus.
- Laporan
menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela,
laporan swasta, dan laporan public.
- Menurut
keasliannya
- Laporan
Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang
lain.
- Laporan
sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
- Laporan
swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
- Laporan
public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai
Negara.
- Menurut
frekuensinya
- Terdiri
dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan,
semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
- Laporan
Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai
krisis dalam perusahaan.
- Menurut
jenisnya
- Suatu
laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan
infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak.
laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
- Laporan
surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak,
instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang
daripada laporan informal.
- Menurut
Kegiatan Projek
- Dalam
melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu
laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
- Menurut
pelaksanaan Pertemuan
- Agenda
: suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya
terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam
pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
- Resolusi
merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu
pertemuan.
- Notulen
adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang
mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan
yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis
sebagai berikut.
- Menurut
fungsinya.
- Laporan
informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa
memberikan rekomendasi.
- Laporan
Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan
menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan
proposal.
- Menurut
subyeknya
- Suatu
laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan
itu diperoleh.
Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan
sebagainya.
- Menurut
Formalitasnya.
- Laporan
dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut
Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara
berkala atau khusus.
- Laporan
menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela,
laporan swasta, dan laporan public.
- Menurut
keasliannya
- Laporan
Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang
lain.
- Laporan
sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
- Laporan
swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
- Laporan
public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai
Negara.
- Menurut
frekuensinya
- Terdiri
dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan,
semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
- Laporan
Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai
krisis dalam perusahaan.
- Menurut
jenisnya
- Suatu
laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan
infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak.
laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
- Laporan
surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak,
instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang
daripada laporan informal.
- Menurut
Kegiatan Projek
- Dalam
melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu
laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
- Menurut
pelaksanaan Pertemuan
- Agenda
: suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya
terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam
pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
- Resolusi
merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu
pertemuan.
- Notulen
adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang
mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan
yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
Ø Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu
dipertimbangkan, yakni:
- Pemberi
Kuasa, adalah individu/organisasi yang
meminta laporan;
- Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang
akan dibahas dalam laporan bisnis;
- Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
- Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
- Ruang
Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan
atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
- Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
- Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan
laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
- Latar
Belakang, jika pembaca dianggap perlu
mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang
harus disampaikan;
- Definisi
Istilah, jika kita menggunakan istilah yang
memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca
definisi yang kita maksudkan.
- Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data
yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat
digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul
“Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat
dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
- Isi
Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi
laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting
secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud
penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup
temuan fakta yang penting dan relevan.
- Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara
menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan
rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian
penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut
Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup
adalah sebagai berikut:
- Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan,
atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang
dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
- Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat;
- Rencana
Tindakan, merupakan pernyataan terakhir
yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan
orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan
dilaksanakan.
Ø
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih
untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara
langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
Cara pertama:
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide
pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang
rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung,
jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:
- Eksekutif
yang sibuk,
- Lebih
suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
- Ingin
mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
- Ingin
menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
- Kesimpulan
dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
- Ingin
mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
- Lebih
menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita
menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan
ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara
induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
- Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasinya,
- Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
- Merasa
kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
- Perlu
membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
- Lebih
menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi
Ø Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
- Perencanaan
Laporan Singkat
1. Penentuan Format dan Panjang Laporan
Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan diantara empat pilihan berikut ini.
a. Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada, dari, dan subyek.
d. Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.
- Penentuan
Struktur Dasar
Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data yang dieliminasi.
2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct order atau indirect order.
3. Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang logis,
- Pengorganisasian
Laporan Singkat
1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
a. Laporan Periodic (berkala)
Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.
b. Laporan Aktifitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.
2. Pengorganisasian Laporan analitikal
Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi.
a. Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.
b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan pemecahan masalah.
c. Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.
Ø
Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis
laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal
berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak
intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang
membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
Bab II. Presentasi Bisnis
·
Secara
garis besar persiapan dalam melakukan presentasi meliputi penguasaan materi
yang akan disampaikan, penguasaan alat bantu, analisis audiens dan analisi
lingkungan atau lokasi tempat berlangsungnya presentasi.
·
Saat hendak
melakukan presentasi, Anda wajib menyiapkan berbagai alat bantu memadai dan
menyesuaikan dengan tempat. Sebagai contoh, Anda akan melakukan presentasi
produk di hadapan klien yang terdiri dari beberapa divisi dalam sebuah
perusahaan, maka alat bantu yang bisa Anda siapkan bisa berupa laptop. LCD
proyektor, tablet, dan lainnya.
·
Saat akan
melakukan presentasi, akan lebih baik jika Anda sudah paham betul siapa saja
yang akan menjadi pendengar presentasi Anda. Dengan demikian, Anda bisa
menentukan bagaimana pola presentasi yang akan Anda sampaikan. Analisis audiens
juga akan membuat Anda bisa memperkirakan seberapa banyak orang yang mampu
memahami presentasi yang disampaikan. Sebagai contoh, ketika Anda menggelar
presentasi bisnis di bidang UKM yang dihadiri oleh ibu-ibu rumah tangga maupun
pengusaha UKM lainnya, maka Anda wajib memberikan materi yang sekiranya
berhubungan dengan strategi pengembangan bisnis dan beberapa hal lain yang
cocok untuk penerimaan ibu rumah tangga maupun pengusaha UKM kelas menengah.
·
Dalam melakukan
presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini penting supaya
kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda berjalan dengan
lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan presentasi tersebut,
ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi.
Prinsip dasar dalam presentasi,
diantaranya:
1.
Mengendalikan rasa
takut
2.
Membangun fondasi
presentasi
3.
Mempersiapkan
materi
4.
Mempersiapkan diri
Bab III . Komunikasi lisan dan
negosiasi
ü Pengertian Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk
menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh
piminan dengan staffnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk
menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua
unsur yang ada namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil
keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaaan pendapat.
1. Pengertian Rapat
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi
pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau
lainya tanpa harus di dahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang
mewakili kewenangan untuk membuat keputusan
Tujuan Rapat adalah:
1. Untuk memecahkan atau mencari
jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai saran koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut
berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
2. Jenis-Jenis Rapat:
1. Rapat Resmi yaitu rapat yang
diselanggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat
sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam
rapat resmi berlaku peraturan protocol yang membantu kelancaran rapat. Apabila
terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat
mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungu dengan
pembatasan pembahasan ide pokok, dan lebihpenting adalah memberikan jaminan
bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
2. Rapat Tidak Resmi yaitu rapat yang
diselanggarakan oleh pimpian dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan
atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba.
Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk
mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekertaris hanya membuat
ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
3. Komunikasi dalam pertemuan dan
rapat
Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus
menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya:
· Mampu
berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
· Mampu
berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
· Mampu
berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional
· Mampu
mengendalikan diri setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun
kesimpulan
maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat
tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
ü wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya
saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya
(pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi
informasi (narasumber).
Wawancara sangatlah penting dalam penelitian kualitatif,
karena ia merupakan saran atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap
pengumpulan data kualitatif hamper selalu membutuhkan wawancara sumber
informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya.
Wawancara adalah salah satu tehnik meliput, selain terjun langsung ke
lapangan/tempat kejadian peristiwa dan studi literature atau studi kepustakaan.
Tujuan wawancara
· Mendapatkan
informasi langsung dari reponden yang mengerjakan, menyaksikan,
memahami atau mengetahui tentang
sesuatu.
· Mengetahui
atau mendapatkan keyakinan tentang kepastian kebenaran sumber informasi,
dengan mengamati gerak tubuh atau
suara responden.
· Mendapatkan
suasana tentang suatu kondisi melalui wawancara langsung di lapangan.
Teknik wawancara
· Wawancara
Terbuka, mengunakan pertanyaan-pertanyaan tradisional, seperti “mengapa
anda ingin melakukan hal itu”, dana
pa kelebihan dan kekurangan anda”
· Wawancara
tertutup, menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dirancang
sedemikian rupa untuk mendapatkan
data dan informasi tertentu.
· Wawancara
behavioral, dimaksudkan untuk mengetahui respon responden terhadap suatu
kondisi atau situasi tertentu
sehingga pewawancara dapat melihat bagaimana responden
memandang suatu tantangan/
permasalahan dan menentukan solusinya.
ü Negosiasi adalah proses tawar-menawar dengan jalan
berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan antar pihak
yang satu dengan pihak yang lain.
Bentuk negosiasi
1. Negosiasi secara langsung artinya
berhadapan langsung dengan kita.
2. Negosiasi tidak langsung, misalnya
dengan melalui telepon.
Tips nonverbal ketika berkomunikasi dalam negosiasi
· Perilaku
hangat
· Menatap
matanya secara langsung (dengan lembut/segar bukan tajam) (bukan kepada lawan
jenis, kecuali yang dinegosiasikan di forum)
· Senyum
· Wajah
riang
· Membuat
suasana wajah lucu
· Duduk
tepat didepanya
· Jangan
melihat apapun kecuali seluruh yang dihadapannya (lawan bicara)
Bab IV. Komunikasi dalam tulisan
v Menulis
berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau sebuah informasi mengenai
sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang penulis berita yang
baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, sehingga
pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang disampaikan dalam berita
tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan tafsir. Apakah semua peristiwa
dapat atau layak untuk dijadikan sebuah berita? Seorang penulis berita akan
memilih mana peristiwa atau perihal yang layak untuk dijadikan berita.
Hal
pertama yang harus kalian lakukan untuk meliput peristiwa tersebut menjadi
sebuah berita adalah mencatat semua informasi berkaitan dengan unsur-unsur
kelengkapan berita.
Adapun
kelengkapan dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur pertanyaan
(5W+1H) apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana, terkait isi
berita.
v Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap,
kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara
sederhana, persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu
pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa
mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan – pesan persuasif
dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.
Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif
dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran
agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk
kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu
proyek tertentu.
Analisis Audien
Penyampaian pesan – pesan
persuasif yang terbaik adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan
minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, analisis
audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik
bagi kebutuhan mereka.
Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap
perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan
audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka respek terhadap anda.
Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam hal ini, kita dapat
menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam menyampaikan pesan –
pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif, atau jika kita tahu
bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara langsung, maka bisa
menggunakan pendekatan operasional langsung .
v Korespondensi adalah kegiatan penyampaian pesan berupa
surat antara pihak-pihak yang terkait didalamnya baik itu mengatasnamakan
instansi ataupun perseorangan. Korespondensi dapat juga disebut sebagai
kegiatan surat menyurat. Sedangankan untuk pihak yang terkait disebut dengan
koresponden.
Salah satu media
yang digunakan dalam korespondesi ialah surat. Surat ialah sarana penyampaian
pesan dari pengirim kepada penerima secara tertulis dan memiliki prosedur
tersendiri dalam penulisannya. Surat memiliki peranan penting dalam menciptakan
hubungan antara pihak-pihak terkait. Untuk itu, penulisan surat haruslah sesuai
dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya maupun dari segi
tata letaknya.
Ciri-ciri Surat :
1.
Pesannya berupa
tulisan
2.
Terdapat isi pesan
yang menjadi pokok pembicaraan
3.
Penulisannya
mengikuti aturan tertentu
4.
Gaya bahasa sesuai
dengan jenis surat
5.
Terdapat informasi
mengenai pihak yang terkait
Fungsi
Surat :
1. Sebagai penyampai pesan
2. Sebagai wakil atau delegasi pengirim
3. Sebagai pedoman atau petunjuk suatu hal
4. Sebagai bukti tertulis
5. Sebagai alat pengingat
6. Sebagai dokumen penting
Bagian-bagian Surat
:
Bagian surat
tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya
sendiri.
Namun ada beberapa bagian
yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian tersebut ialah:
1.
Informasi pengirim
atau kop surat
2.
Atribut surat
(tanggal, nomor, dan perihal surat)
3. Penerima surat
4.
Alamat tujuan
surat
5.
Pembuka surat
6.
Isi surat
7.
Penutup surat
8.
Identitas pengirim
(tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)
9.
Tambahan
(lampiran, tembusan dan pengonsep)
Daftar
Pustaka
